„Kto ma w ręku dokument, ten może czuć się bezpiecznie”- takie zdanie z publikacji z 1967 r. odnalazłam w opasłym tomie „Dowody w postępowaniu cywilnym” z serii System Postępowania Cywilnego, Wydawnictwo C.H.Beck.

To bardzo tradycyjne rozumienie tego, czym jest dokument.

Obecnie pojęcie dokumentu jako dowodu w postępowaniu cywilnym wykracza poza ramy tradycyjnego postrzegania dokumentu. 

Zgodnie z art. 243 (1) k.p.c. jako dowód z dokumentu traktujemy dokumenty, które zawierają tekst i umożliwiają ustalenie ich wystawców.

Tekst zaś może, lecz nie musi zostać zawarty na papierze. Ba, coraz częściej nie jest. Dlatego trudno jest go mieć w ręku, przynajmniej w dosłownym sensie. Coraz częściej tekst jest zapisany w pliku przy użyciu określonej aplikacji. Skoro tak, to dokument może mieć postać pliku cyfrowego.

Jeśli zaś będzie możliwe ustalenie, od kogo on pochodzi, kto go wytworzył, to wówczas będziemy mieli do czynienia z dokumentem elektronicznym, czy inaczej ujmując - z dokumentem w postaci elektronicznej.

Niezależnie od tego, którym z określeń się posłużymy, to pochodzący od zidentyfikowanej osoby tekst w postaci pliku będzie mógł stanowić dowód w postępowaniu cywilnym.

Trzeba jednak podkreślić, że dowodem z dokumentu w postaci elektronicznej będzie sam zapis cyfrowy, a nie nośnik, na którym został utrwalony. Nie będzie nim także wydruk czy tzw. zrzut ekranu, ale o tym napiszę oddzielnie.

Pomimo tego, że cyfryzacja postępuje także w sądownictwie i postępowaniu cywilnym, to posłużenie się dokumentem w postaci elektronicznej nadal rodzi więcej pytań niż użycie dowodu z dokumentu w tradycyjnej, czyli papierowej formie.

W jakiej postaci możemy czy też powinniśmy dostarczyć dokument elektroniczny sądowi?

Na jakich urządzeniach, czyli do kogo należących, można odtwarzać plik przeprowadzając dowód, a w szczególności czy strona powinna dostarczyć swoje urządzenie, na którym znajduje się dokument elektroniczny?

Jak należy go przechowywać, na nośniku danych zamieszczonym w aktach czy też w systemie teleinformatyczym sądu? 

Przepisy niestety nie dają odpowiedzi na wskazane pytania. Póki co ustawodawca skupił się bowiem na uregulowaniu kwestii związanych z dokumentem papierowym. Niestety, bo przecież dokumenty elektroniczne coraz częściej pojawiają się obrocie i dlatego coraz częściej są powoływane jako dowody w postępowaniu sądowym.